Vermittlungsportal des Freiwilligen Sozialen Jahres

Die Organisation und Abwicklung des Freiwilligen Sozialen Jahres (FSJ) ist eine komplexe Aufgabe, die von einem dezentral organisierten Team an unterschiedlichen Orten in ganz Österreich bewältigt wird. In den letzten Jahren wurde dieser Prozess teilweise digitalisiert, über diverse Systeme abgebildet, was zu einer fragmentierten Infrastruktur führte - unterschiedliche Datenbanken und Systeme, redundante Informationen, fehlende Schnittstellen und mangelhafte Automatisierung stellten die Beteiligten vor Herausforderungen und machten den Prozess zunehmend aufwendig.

Gemeinsam mit der Kundin haben wir in einem umfassenden Analyseprozess die Anforderungen an ein neues System erarbeitet und in ein umsetzungsfähiges Konzept gegossen. Das Ergebnis ist ein System, das im Wesentlichen folgende Aufgaben erfüllt:

• Komplett webbasierter Bewerbungsprozess für Interessent*innen inklusive Dokumentenverwaltung und Benachrichtigungssystem
• Abwicklung des gesamten Verfahrens über eine webbasierte Softwareplattform
• Automatische Zuteilung der Bewerbungen zur richtigen Verwaltungseinheit auf Basis von Ortsinformationen
• Lückenlose Dokumentation des Verfahrens mittels automatisierter Historie und Dokumentation durch die Sachbearbeiter:innen
• Verwaltung aller Daten der Bewerber:innen, Einsatzstellen, sozialen Einrichtungen, usw.
• Berechtigungskonzept inklusive Freigabeprozesse
• Anbindung von Schnittstellen zu Buchhaltungs- & CRM-Systemen

Neben den funktionalen Anforderungen liegt der Schwerpunkt auf der Benutzerfreundlichkeit und intuitiven Bedienbarkeit des Werkzeugs zur Begleitung des Bewerbungsprozesses, der es Interessierten schnell und unkompliziert ermöglicht, ihren Antrag einzureichen - egal auf welchem Gerät.