Vermittlungsportal des Freiwilligen Sozialen Jahres

Die Organsation und Abwicklung des Frewilligen Sozialen Jahres (FSJ) ist eine komplexe Aufgabe, die von einem dezentral organisierten Team an unterschiedlichen Orten in ganz Östereich bewältigt wird. In den letzten Jahren wurde dieser Prozess teilweise digitalisiert über diverse Systeme abgebildet, was zu einer fragementierten Infrastruktur führte - unterschiedliche Datenbanken und Systeme, redundante Informationen,  fehlende Schnittstellen und mangelhafte Automatisierung stellten die Beteiligten vor Herausforderungen und machten den Prozess zunehmend aufwändig. 

Gemeinsam mit der Kundin haben wir in einem umfassenden Analyseprozess die Anforderungen an ein neues System erarbeitet und in ein umsetzungsfähiges Konzept gegossen. Das Ergebnis ist ein System, das im Wesentlichen folgende Aufgaben erfüllt: 

• Komplett webbasierter Bewerbungsprozess für Interessent*innen inkl. Dokumentenverwaltung und Benachrichtigungssystem
• Abwicklung des gesamten Verfahrens über eine webbasierte Softwareplattform
• Automatische Zuteilung der Bewerbungen zur richtigen Verwaltungseinheit auf Basis von Ortsinformationen
• Lückenlose Dokumentation des Verfahrens mittels automatisierter Historie und Dokumentation durch die Sachbearbeiter*innen 
• Verwaltung aller Daten der Berwerber*innen, Einsatzstellen, sozialen Einrichtungen, usw.
• Berechgtigungskonzept inklusive Freigabeprozesse 
• Anbindung von Schnittstellen zu Buchhaltungs- & CRM Systemen

Neben den funktionalen Anforderungen liegt der Schwerpunkt auf der Benutzerfreundlichkeit und intuitiven Bedienbarkeit des Werkzeugs zur Begleitung des Bewerbungsprozesses, der es Interessent*innen schnell und unkompliziert ermöglicht ihren Antrag einzureichen - egal auf welchem Gerät.